Помимо управления доступом к данным и уменьшения количества бумажных документов на предприятии, система оптимизирует работу всего персонала. Когда любой сотрудник получает доступ к информации в любое время, повышается эффективность работы, упрощается согласование изменений в документах и сбор подписей ответственных лиц. Также оптимизируется поиск по документам и процесс получения измененных данных соответствующими лицами.
В целом, система PIM облегчает работу всех звеньев предприятия. Начиная с простого менеджера и заканчивая директором организации — все имеют доступ к документам в реальном времени. Благодаря хранению информации на выделенных защищенных серверах, кроме работников, никто не получит доступ к документам. Четко структурированные архивы позволяют найти информацию в определенном файле за прошлые годы в считанные минуты.